Cómo planificar nuestro tiempo

No tengo tiempo, no me alcanza el tiempo… ¿Tenéis vosotros tiempo? ¿Por qué sí o porque no lo tenéis?

No tengo tiempo”, “no me alcanza el tiempo”, “cuando tenga tiempo”, frases que pronunciamos y escuchamos permanentemente y que nos dan idea de lo importante que es planificar nuestro tiempo. Normalmente nuestra concepción sobre el tiempo es errónea, condicionada por una educación ineficaz acerca de él, y por unos convencionalismos, que no tienen presente que el TIEMPO es un recurso ABSOLUTAMENTE DIFERENTE al resto de recursos que estarnos acostumbrados a gestionar.

“Vaciar llenos”  es algo muy importante. En ocasiones nos hemos llenado de actividades, que desgastan muchísimo y pueden ser reemplazadas por otras más efectivas y con mucho menos consumo de energía y tiempo. Cada uno debe gastar un tiempo en pensar cuales son los llenos que podría vaciar. Se puede hacer un ejercicio antes de realizar alguna actividad, pensar: la puedo suprimir, la puedo delegar, la puedo hacer de otra manera gastando menos tiempo. Esto se va convirtiendo en un hábito y por lo tanto se hace sin esfuerzo como una disciplina ya adquirida.

¿Y para qué queremos más tiempo?

Pensar, en esto sí que es importante, porque hace referencia a nuestros valores y principios. También puede ser que eso lo tengamos claro, pero queremos hacer lo mismo sin agobios.

Cuidar las buenas relaciones en familia o con los amigos; pensar en compañía del cónyuge en la visión de la familia 30 años después, y lo que tendrán que hacer para lograrlo; redactar un enunciado de la misión personal o familiar; hacer proyectos empezando por el personal. Hablar con el marido o con la mujer, con los hijos.

Sugerencias

Por eso me he detenido a hacer esta lista de sugerencias, puede que alguna-o o algunas-os de vosotros estas ideas os resulten útiles.

  •  Lo importante debe primar sobre lo urgente.
  • Delegar. No olvidar que la persona es un ser de aportaciones y que muchas veces nos sorprenden positivamente por la forma como hacen las cosas.Hacer cada cosa a su tiempo.
  • ” No dejéis para mañana lo que puedes hacer hoy”.
  • “Haz lo que debes y estás en lo que haces”: así evitarás el repetir las cosas, porque han quedado mal hechas. También, menos desgaste psíquico y físico.
  • Evitar las distracciones en las cuales gastamos un tiempo que no tenemos.
  • Establecer una buena comunicación con las personas que trabajas y con los miembros de tu familia y amigos. Así se evita el tiempo que gastamos en aclarar lo que no  ha quedado claro o en solucionar los problemas que su ausencia  ha dejado.
  • Sobriedad en el tiempo que gastamos en comer y descansar.
  • Respetar el tiempo de los demás.
  • Jerarquizar las actividades.
  •  ¡Orden, orden y orden!
  • Economizar movimientos. Colocar en un mismo sitio todos los elementos que necesito llevar de una parte a otra.
  • Puesto fijo en la chaqueta, el pantalón, la cartera o en casa, para las llaves de la casa y del coche.
  • En casa de varias plantas, colocar en un sitio fijo lo que se necesita llevar para arriba o para abajo, para llevarlo todo junto.
  • Planear las rutas de las salidas, así evitamos el dar rodeos u olvidar lo que tenemos que hacer.
  • Ordenador: para escribir, hacer listas, enviar mensajes, hacer mercado, consultar banco, elaborar presupuestos, calculadora. Todo tipo de consultas de cualquier parte del mundo. Hablar y ver las imágenes con personas de la misma ciudad o de otras, etc. etc.
  • Orden racional en armarios, despensa, productos de aseo, botiquín, herramientas, etc.
  • Sitio fijo para el móvil, en la casa y en el bolso, pantalón o chaqueta.
  • Documentos y resguardos en “acordeón”, orden racional.
  • Organización de rutinas y vivirlas.
  • Adquirir una secadora de ropa, así no se gasta tiempo en extenderla.
  • Adquirir un congelador extra, para evitar las compras continuas.
  • Sitio fijo en el bolso, en la chaqueta y en casa para las gafas de sol y las de ver, el mechero, si lo usas.

Conclusión

Muchas más ideas que se os pueden ocurrir para completar esta lista. Pero, no lo olvidéis, no se trata de economizar tiempo para después gastarlo en cualquier cosa; se trata de tener ideas claras sobre la forma como nos vamos a administrar en el tiempo, teniendo siempre  presente las prioridades: principios y fines.

Otro factor de suma importancia es ejercer las actividades, sin que estemos en permanente estrés. Al respecto, os quiero dar una sugerencia: Tener en cuenta antes de realizar cualquier actividad, especialmente si lleva consigo desplazamiento, un tiempo prudencial para imprevistos: unos 10 minutos. Claro que esto no incluye los atascos por obras o por accidentes; que esos ya son capítulo aparte.

Cómo la labor de educar los hijos y de administrar una casa debe hacerse con profesionalidad, os he traído unos buenos consejos que se da un experto en gestión del tiempo a los directores de empresas; para que el tiempo se convierta en nuestro aliado y no en fuente de estrés y de angustia.

“Cuando nos enfrentarnos a situaciones de peligro o en extremo exigentes, la tensión nos añade revoluciones, y trabajamos a “pleno rendimiento”.
Sin embargo, el peligro estriba en convertir en hábito el funcionar en niveles elevados de tensión, lo que nos conduce a una paradoja:

SI NO EXISTE LA TENSIÓN…. ¡SE CREA!

Y nos encontrarnos en una espiral peligrosísima de generación continua de situaciones de tensión.

Plazos que se aproximan, situaciones que se complican, problemas que se agravan; no son imprevistos que surgen, sino que son fomentados por el propia persona”1.
“De forma inconsciente se retrasan tareas de forma sistemática, sin que se “ENCUENTRE” el momento adecuado para abordarlas.

Las disculpas son múltiples.  “No he tenido tiempo”,- “es una tarea enorme”, “no es importante” Sin embargo, las verdaderas causas suelen ser:

  1. Falta de una fecha límite.
  2. Fecha limite lejana.
  3. Miedo al fracaso.
  4. Falta de motivación.

Pero debemos tener presente que nos estamos privando de la satisfacción del trabajo terminado; y  por otro lado la sensación de AGOBIO Y DE ESTRES viene provocada más por las cosas pendientes, aunque sean pocas, que por las realizadas, aunque hayan sido muchas”.

LO PENDIENTE CANSA MÁS QUE LO HECHO

“Normalmente, se atiende las cuestiones muy urgentes, en vez de las muy importantes. La sensación de urgencia empuja inexorablemente a su realización.
El problema estriba en que al realizar TAREAS URGENTES estamos disminuyendo el tiempo disponible para las TAREAS IMPORTANTES.

Se está más orientado a HACER que a PENSAR, a la ACCIÓN más que a la REFLEXIÓN. Por otro lado, las tareas importantes suelen ser largas, difíciles y complejas. Suele resultar más FÁCIL hacer frente a las tareas urgentes.

Ante estas situaciones deberíamos pensar qué ocurre:

  • Si no hacemos lo urgente y no importante.
  • Si no hacemos lo importante y no urgente.

LAS TAREAS IMPORTANTES Y NO URGENTES QUE NO REALIZAMOS SE ACABAN CONVIRTIENDO EN URGENTES: CRISIS

Este cuadro es importante para aprender a tratar lo importante y urgente, en primer lugar. No olvidemos movernos por principios y fines primero que por lo apremiante”2.
Quiero terminar así este rato de trabajo. Espero que puedas “vaciar muchos llenos y logres llenar muchos vacíos” con actividades que valgan la pena.

Lourdes Arbeláez Ramos para la edición impresa del 2011 de Vive Daganzo

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